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マイナンバーの実務的な管理方法Practical operation of My number

マイナンバー管理の実務

従業員から集まってきたマイナンバーをどうやって管理するのが良いか悩まれている会社も多いかと思います。マイナンバーの管理には国がだしているガイドラインがあり(こちら)、様々な施策を講じて管理するように記載されています。でも、従業員数が数百人を超えるような企業と数人の企業では、実際問題として同じような管理はできません。そこで、今回は中小企業向けに現実的な管理方法をご紹介します。


中小企業のマイナンバー管理方法

従業員数の比較的少ない中小企業の場合には、マイナンバーを紙のみで管理するのが無難で良いと思います。例えば、下記の様に、従業員にマイナンバーを記載してもらい、通知カードのコピーと一緒に封筒に入れて保管しておくというシンプルな方法もあります。

まずは従業員にマイナンバーを記載して提出してもらう「マイナンバー申告書」を作成します。これは、下記の記載欄があるA4サイズの用紙がよいでしょう。
@従業員の従業員番号、氏名、生年月日、住所、マイナンバー
A配偶者の氏名、生年月日、住所、マイナンバー
B扶養親族の氏名、マイナンバー





裏目には、利用目的など法律で定められている事項を記載しておきます。マイナンバーの収集は収集時に使用目的を明示する必要がありますし、法律で定めた目的以外では使用できません。この為、きちんと利用目的を明示した紙面を従業員に渡す必要があります。



このように作成した「マイナンバー申告書」を従業員に配布して、自宅等で本人、配偶者、扶養家族のマイナンバーを記載してもらいます。

この申告書は、配偶者がマイナンバーを会社に知らせる際の委任状の役割も持たせると良いです。具体的には、配偶者欄に「(私の)個人番号に関する事務を上記社員(夫又は妻の名前)に委任します」等の記載を印刷しておき、配偶者が押印をする欄を設けることで対応できます。


次に、この申告書と同時に、本人のマイナンバー「通知カード」のコピーも提出してもらいます。
会社は、申告書+通知カードのコピーを受取る際に、マイナンバー事務担当者が、免許証等で本人確認を行います。


これで、マイナンバーの収集は完了です。

次に保管に移ります。保管は、従業員毎に角2サイズの大きめの封筒を作りその中に全てを入れておくのが良いです。従業員が40名の会社でも40枚の封筒の中に全てが収まりますので、この封筒をまとめて管理することで、物理的安全管理措置もクリアできます。
ポイントは従業員一人で1封筒を使うことです。

角2サイズの封筒に、マイナンバーの取扱履歴を記載する紙を貼り付けます。このマイナンバーの取扱履歴をきちんと残すことは法律で定められていることなので、省略することはできません。下の写真のように印刷した取扱履歴表を封筒に貼付けて完成です。



最後に、従業員から回収したマイナンバー報告書とマイナンバー通知書のコピー、免許証等のマイナンバー関連の書類一式を入れます。これを従業員分行います。

こうすることで、従業員一人で1封筒となり、その中に全てが収まっています。これは、この封筒だけを厳密に管理すればよい、といことになり、管理が大変簡易になります。



なお、保管する場所は、鍵のかかるロッカーなど事務取扱担当者と責任者しか取り出すことのできない場所として下さい。

【具体的な手順 まとめ】
 Step  実施内容


 1  マイナンバー申告書の配布  ○  
 2  マイナンバー申告書の記入
(配偶者欄押印+扶養家族欄も記載)
   ○
 3  通知カードのコピー    ○
 4  マイナンバー申告書+通知カードのコピーを提出   ○ 
 5  免許証等で本人確認  ○  
 6  マイナンバー申告書+通知カードのコピーなどの一式を封筒に入れて保管  ○  
 7  マイナンバー取扱履歴に受取日、事務担当者名を記載  ○  
 8  鍵のかかる保管庫に保管  ○  

マイナンバーを管理する為の様式等一式のサンプルです。

まとめ

今回ご紹介した管理方法だと、パソコンを使用しませんので、国が出しいている安全管理措置の大部分を所略することができます。パソコンにマイナンバーを入れると、情報漏洩などの危険回避の為、様々な措置が必要となります。従業員規模が100人未満の会社であれば、紙で管理する手法で十分対応できると思います。

紙と封筒だけあればマイナンバーを管理できる今回の手法は、今から直ぐに実施することができます。ぜひ、マイナンバーの管理に悩まれている企業は、手を付けて下さい。

基本的にはマイナンバーを変更することはできません。他人のマイナンバーを管理しているのだ、という強い気持ちを持ち、厳重にマイナンバーの管理を行っていきましょう。

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