就業規則作成コンサルティングLabor regulations
就業規則
就業規則は、会社で働く上でのルールブックです。主に労務管理に関するルールが定められており、このルールに従って従業員は仕事をすることになります。
この就業規則は従業員が10人以上の会社でが作成と届出が義務付けられています。
（就業規則の詳細記事はこちら）
コピー作成の危険性
就業規則を作らないといけない、となると社労士に依頼することなく、インターネット上に掲載されている就業規則をそのままコピーして簡単に終わらせてしまう会社もあります。
この様に間に合わせ的に作成されている会社を見かける事がありますが、これは非常に危険です。
例えば、就業規則には最新の社会情勢などを反映して事業をしていく上でのリスク回避策を規定していく必要があります。
1例を上げますと、運転手が運転席からの風景を撮影してInstagramなどに公開する場合がそうです。業務内容によってが、SNSなどに自社の職場風景を公開するだけで大問題になる場合があります。
当然、処罰の対象にすべき事ですが、就業規則に明確な規定がないと処罰自体が難しい事があります。
懲戒処分にしようとしても就業規則自体がなかったり、就業規則があっても自社に全く合っていない規定では懲戒処分にすることができません。
これは、「罪刑法定主義」といい、規定されていない罪では裁くとこができないというものです。
また、従業員にとって、最も気になるのが給料と休みです。休みには休日と有給休暇がありますが、有給休暇はほとんどの企業が法律通りなので、あまり揉めることはありませんが、休日は企業により千差万別なので、従業員とのトラブルが多い部分でもあります。
ここを明確にしてきちんと運用することで、労使双方が面倒なもめ事に時間を取られることがなくなり、仕事に集中することができます。
この様に、就業規則を自社のルールをきちんと反映して作成することで、従業員の満足度向上、仕事以外のもめ事防止、企業のリスク回避に大きく貢献します。
全体的な流れ
ここでは、就業規則作成の具体的な流れを述べます。
まず、どの様な目的で就業規則を作成・変更するのかをきちんとヒアリングし明確にします。
例えば労基署の臨検で指摘された項目を修正して、まずは違法性のない状態にしたい、というのがあります。この場合は、数週間から1ヶ月程度で、労基署から指摘された項目を中心に法的に問題のない労務管理ができるように修正していきます。
また、自社の制度設計を含めて、働き方改革などので、残金時間を減らして効率的な仕事の進め方を実現したい場合もあります。この様な場合は、人事担当者や経営者から丁寧に話を聞きながら、現状分析から入り、あるべき姿を描き、具体的な規程に落とし込んでいきます。
最もシンプルな基本的な流れは下図となります。
就業規則作成に伴う様々な手続き
就業規則は本則を作成して終了、ということではありません。例えば、フレックスタイム制を導入する場合であれば、労使協定も同時に締結する必要があります。
この労使協定の締結に際しては労働者の過半数代表者を決める必要があります。
そして就業規則が完成した後では、従業員向けに説明会を開催する事もあります。
また、就業規則を作成、変更するきっかけが給与計算の間違いなどの場合、これを期に賃金規定などを変更する場合もあるでしょう。
その様な場合は、新たな雇用契約書を作成して個別説明＆合意をもらう必要があります。
この様に、単に就業規則を作成、変更するといっても様々な付随業務があり、大変時間と手間のかかるものです。
トータルソリューションの例
具体的に、どの様に進めていくのかを簡単にご紹介します。
| 【具体例】 |
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1日8時間を超えたら残業代を払っていたが、残業代も残業時間も多くなり、効率が悪いと考えていた時に、従業員からの指摘で残業代の計算が一部間違えていると指摘があった。そこで過去に遡及して再度給与計算を行い、未払いがある場合は賃金の精算も同時に行う。 これを期に、フレックスタイム制を導入して残業時間と残業代の削減を目指し、ワークライフバランスを考えることとした。 |
この様な事例は、一見複雑そうですが意外に多くあります。8割の企業が給与計算を間違えているとも言われており、給与計算の見直しと同時に働き方も変更することも多々あります。
この様な場合は、全てを一括して受けてくれる社労士事務所に相談しなければ、なかなか綺麗な形での解決は難しいものです。
この例で必要な項目を書き出すとざっくりとした分類でも下記９項目にもなります。
| ①出勤簿の確認 ②就業規則を確認して手当等を正確に反映して給与計算の再実行 ③フレックスタイム規定の作成 ④労働者代表の選任 ⑤フレックスタイムに関する労使協定の締結 ⑥雇用契約書と賃金精算合意書の作成 ⑦雇用契約の最適締結と未払い賃金精算合意を得る ⑧就業規則説明会 ⑨運用開始後のフォロー |
これらを全てを順序よくスムーズに行うには過去多くの就業規則変更を行ってきたノウハウが必要となります。
吉田労務管理事務所では、これら全てをご提供しフォローしていきます。
社労士事務所としての強み
社労士事務所以外で、上記全てをトータルソリューションとして提供できる会社はありません。もちろん税理士でも行政書士でもできませんし、そもそも違法行為になります。
この為、就業規則に関連する全てを俯瞰して提案でき、就業規則が運用にのった後も定期的なフォローができる社労士事務所にご依頼頂けるのがトータルで、最も効率的で安全、安価な方法と言えます。
吉田労務管理事務所のサービス
弊所では、過去50年近く労務管理専門のサービスを提供しており、多くの実績があります。この実績とノウハウを踏まえて大きく2パターンのコンサルティングをご提供しております。
■パターン１
法改正や労基署の臨検対応等で、修正箇所が部分的で修正内容が明確になっている場合です。この場合は数週間から1ヶ月程度で作成して届出まで完了させます。
比較的低コストで実施しております。
■パターン２
働き方改革などを含む人事制度を大きく改革する場合です。この様な場合は、数ヶ月から長いときでは1年程度かけて制度を再構築していきます。
月に1回程度訪問させて頂き、課題や制度改革案を関係者でディスカッションします。この結果を会社、弊所ともに持ち帰り次回までに社内合意を得たり新たな改革案を作成したりします。
最初に運用を開始する時期を決めますので、そこからスケジュールを作成し、それに沿って就業規則の作成を進めていきます。
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