吉田労務管理事務所は、人事と労務管理に特化した社会保険労務士事務所です。

社会保険労務士や税理士などの士業事務所では今でもFAXが第一線で活躍しています。お客様からFAXで就業規則が送られてきて、「修正お願いします！」といったことも日常茶飯事です。

でも、FAXで送付されてきた３０ページ近いイメージ画像をゼロからの手打ちで電子データ化（Wordなどの文章にすること）は、無理！です。

では、どうやっているのか、といえば、OCRソフト（（Optical Character Recognition) 光学文字認識）を使用してイメージ画像をテキストファイルに変換していました。でも、変換効率が悪く、後からの手直しが多く発生し、作業効率は大変低いものでした。なんとかならないものかと、ずっと悩んでいました。

そこで、Google DriveにPDFを登録して、それをドキュメントで開くことで電子データ（Textデータ）にできる機能を試した所、驚くほど精度が良かった為、日常的に利用するようになりました。

Google Driveの特徴

Google Driveの特徴は以下となります。

�@無料で使用できる。

�A変換効率が高い！

実験結果

弊所の河邊社労士が「月刊社労士ひょうご」に寄稿した記事で試してみます。まずは、iPhoneで雑誌の記事を撮影してイメージデータ（jpg）に変換しました。それをGoogle DriveでPDFに変換してからドキュメント形式に変換しました。結果は以下のとおり、抜群の変換精度を誇っています。

原文（クリックで拡大）

変換直後の精度

- - \ 西脇支部だより ごっイ 西臉支部 河邊 千惠 北は丹波市から南は小野市まで南北60キロ近くに及ぶ広大なエ リアを占める西脇支部。広大な割に会員数が少なく、ベテラン先生 にすぐに顔を覚えてもらえるという特典付きです。入会2年目の新参 * 者でも、気軽に話しかけてもらえ、質問をすれば親身になって考えて下さる、そんな居心地の良い支 部で日々活動させて頂いています。 エリアが広いため、支部の総会は地域ごとに輪番制となっています。会場は、地元でありながら足 を踏み入れた事のない料理旅館や北播磨の住人でありながら行った事のない施設等で開催され、 窓会のたびに新鮮な気持ちが楽しめるのも婿しいところです。 また月に1回、自主勉強会を開催中です。支部のほぼ中心にあたる西脇市が勉強会場となり、東 西南北から先生方が大集結。勉強会の講師は各先生方が順番に持ち回りです。講義の内容は社 労士業務にとどまらず、各自の得意分野や最近のトピックス、新たに取り組んだ事など多岐に渡り、時 には白熱した議論が交わされる事もあり、見応え十分、何もかもが良い勉強の場となります。 半年に一度は勉強会の後にお食事会が開催され、この時ばかりは出席者がぐんと増え、賑やか に食事をしながらの意見交換。若手にとっては情報収集の場でもあり、日頃の疑問を解決する貴重 なひとときとなっています。 また、西脇支部は初の女性支部長誕生という躍動の年を迎えています。女性ならではの優しい語 り口調ときめ細やかな運営に、支部はますます活気づいております。 播州ラーメン、百日地鶏、山田錦の清酒などなどおいしいものもたくさん、ぜひお立ち寄り下さい。 26|平成28年(2016年)3月号

具体的な利用手順

Google Driveは無償で利用できますが、まずはGoogleのアカウントを作成して下さい。Googleアカウントが作成来たらGoogleDriveの画面を開きます。
ここでは、PDFファイルをドキュメント形式に変換する手順を記載します。

Step1）Google DriveにPDFを登録します。
新規→ファイルのアップロード　を選びます。





Step2）
PDFファイルが登録されたら、そのファイルを右クリックして、
アプリで開く→Googleドキュメント　を選択します。これだけで、自動的にPDFがテキストに変換されます。


ページ数が多いと、変換に数秒程度時間がかかります。変換が完了すると、以下の画面が開いて、電子データになっています。

後は、このデータのままGoogle Drive上で編集、保存するのも良いですし、パソコン上のWordに貼り付けて編集しても良いです。

使い方の実例

マイナンバーなどの法律で保護されたデータを、Google Driveなどのクラウドサービスサービスで利用するには問題がありますが、例えば古い紙面でしか残っていないような就業規則を電子データ化する際などによく利用しております。

30ページを超えるような古い就業規則が、紙面でしか残っていない場合などは、全文を修正して新規に就業規則を作ることは至難の業になります。このような場合に、就業規則をスキャンしてPDF化し、Google Driveで電子データにすると一瞬で編集可能な就業規則が出来上がります。

その精度の高さから、今では必須のツールになっています。社労士をはじめ、大量のドキュメントデータを扱う職業には大変重宝する機能だと思います。。

変換が苦手な部分

Google Driveも苦手な部分があります。変換できないものに、表があります。

総評

市販のOCRソフトに比べて決して変換効率で負けていません。というより、一昔前のOCRソフトからGoogle Driveに乗り換えるた時は、その変換効率の高さに驚きました。
今回の例でも、誤字脱字なしで100％正しく変換しています。さすがGoolgeといったところでしょうか。

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クラウドサービス

Google Driveは、いわゆる「クラウド」と呼ばれているサービスになります。クラウドサービスのクラウドは、そのまま「雲」の意味です。これは、保存したデータがインターネット上の、「どこかに保存されて処理されていますよ」ということです。明確な場所はユーザには公開されていません。

そのかわり、極めて高い信頼性のサービスを受けることができます。例えば、AWSのストレージサービス（データ保管サービス）にS3というのがあるのですが、これは保管したデータを99.999999999%（イレブン９）の確率で維持できます。これは、1万個のファイルを保存したとして、そのうちの1つが障害によって失われるのに平均で1000万年ほどかかるレベルだと言われています。

この精度を個人のパソコンレベルで出すのは絶対に不可能です。ではなぜAWSは実現できたのか、といえば「クラウド」だからなんです。詳細は別の記事に記載しますが、AWSに登録されたデータはどこに保存されたのかはユーザからは確認できません。複数のデータセンターに分散保存されています。こうする事で信頼性を向上させて、データロストを極限まで低く押さえています。

iPhoneなどで使用している家計簿アプリなどもクラウド化されており、意識していなくても日常生活に深く入り込んでいるクラウドです。今後もビジネスで利用する前提で考えていく必要があります。

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